Der Betreiber der PEPA ist das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD). Die Patientenstammdaten und Dokumente werden aus den Primärsystemen der verschiedenen beteiligten klinischen Standorte an die PEPA über gesicherte VPN Tunnel übermittelt. Es findet eine redundante Datenhaltung in einem separaten Netzbereich des UKHD statt.
Patienten haben lesenden Zugriff auf die PEPA. Behandelnde Ärzte und Administratoren der angeschlossenen klinischen Standorte haben Lese- und Schreibrechte.
Angebundene Partner können über die Webseite www.pepa.eu eingesehen werden.
Der Zugriff auf die PEPA sowie der Zugriff auf die einzelnen Dokumente in der PEPA werden in Protokolldateien gespeichert.
Ein separates Datenschutzkonzept zur PEPA kann jederzeit über eine Mail an info@pepa.eu eingesehen werden.